Salesproces automatiseren: begin bij de aanvraag die blijft liggen

Je salesproces automatiseren begint niet bij een CRM. Het begint bij de aanvraag die blijft liggen. Lever je op aanvraag, dan lenen drie stappen zich: de aanvraag vastleggen, het antwoord voorbereiden en opvolgen wat openstaat. Het gesprek en de prijs blijven van een mens.

Even een voorbeeld. Een detacheringsbureau van vijftien mensen krijgt veertig aanvragen per maand. Elke aanvraag kost je dertig minuten aan vastleggen, opzoeken wat er eerder lag en bijhouden of er al gereageerd is. Dat is twintig uur per maand, zonder één gesprek te voeren. Klinkt dat als jouw situatie?

De aanvraag van gisteravond staat nog in de mailbox, tussen de facturen en de vragen van klanten. Dat is geen probleem van je verkoop. Het is een aanvraag zonder eigenaar.

Een salesproces op aanvraag ziet er anders uit dan dat van een bedrijf met een verkoopteam. Je jaagt niet op leads. Het werk komt naar je toe, en je doet de verkoop naast al het andere. De meeste informatie over sales automation is geschreven voor een bedrijf met een verkoopteam. Ze beginnen bij een pakket en bij een lijst met tools.

Loop je achter als dit bij jou nog met de hand gaat? Nee. Van de bedrijven met 2 tot 10 werkzame personen gebruikt 14% een vorm van AI, en van de bedrijven met 10 tot 50 werkzame personen 27%. Dat zijn voorlopige cijfers over 2025. Van alle bedrijven die AI gebruiken, groot en klein samen, doet 35% dat voor marketing of verkoop. Dat is het vaakst genoemde doel (CBS, 2025). Dat is één categorie. Over opvolging of offertes apart zegt het cijfer niets.

Waar begin je met je salesproces automatiseren?

Bij de stap waar aanvragen blijven liggen. Niet bij het hele proces, en niet bij een pakket.

Je vindt die stap in een kwartier. Pak de laatste tien aanvragen erbij. Kijk bij elke aanvraag waar hij stilviel. Lag hij in de mailbox? Wachtte hij op iemand die de prijs wist? Of was het antwoord weg, en belde daarna niemand meer?

Meestal wijst zo'n rondje één plek aan. Daar begin je. De rest komt later, of nooit.

Aanvragen blijven liggen, en dat is gemeten

Een voorval met een naam en een bedrag hebben wij hier niet bij. Wat we beschrijven is een patroon. Een aanvraag komt binnen op een plek waar niemand eigenaar van is. Hij wordt beantwoord als iemand eraan toekomt.

Dat patroon is gemeten. Onderzoekers stuurden een testaanvraag via de website naar 2.241 Amerikaanse bedrijven. Van hen reageerde 37% binnen een uur. Bij 24% duurde het langer dan een dag, en 23% reageerde nooit. In een tweede studie telde het eerste uur zwaar. Wie binnen dat uur contact zocht, had bijna zeven keer zo veel kans op een inhoudelijk gesprek met een beslisser als wie dat een uur later deed (Oldroyd, McElheran en Elkington, 2011).

Lees dat met een paar slagen om de arm. Het onderzoek is Amerikaans en gepubliceerd in 2011. Wanneer er gemeten is, staat er niet bij. Het artikel zegt ook niet in welke branches de onderzochte bedrijven zaten. Als voorbeelden van online aanvragen noemt het onder meer financiële diensten en auto's. Eén van de auteurs was directeur van InsideSales.com. En het gaat over het eerste contact, niet over de opdracht of de omzet. Wat het een bedrijf als het jouwe kost, weten wij niet.

Heb je een CRM nodig om je salesproces te automatiseren?

Nee, niet om te beginnen. Een CRM bewaart aanvragen. Het beantwoordt ze niet.

De auteurs van het onderzoek hierboven noemen als een van de mogelijke redenen voor het late antwoord dat bedrijven aanvragen eens per dag uit het CRM halen, in plaats van doorlopend (Oldroyd, McElheran en Elkington, 2011). Gemeten hebben ze dat niet. Wij lezen daarin dat een CRM hebben niet genoeg is. De aanvraag kan er ook in liggen wachten.

Heb je al een CRM of een ander pakket? Dan bouw je daarop verder. Heb je er geen? Dan is een gedeelde lijst met een eigenaar per aanvraag genoeg om te starten.

Drie stappen die zich lenen, en twee die van jou blijven

Vastleggen, voorbereiden en opvolgen kun je uit handen geven. Het gesprek en de prijs niet.

Dat speelt bij meer soorten bedrijven. Een eventbureau krijgt een aanvraag voor een bedrijfsuitje, met een datum, een groep en een budget. Een detacheringsbureau krijgt van een opdrachtgever de vraag om een professional. De inhoud verschilt, de stappen niet. Hoe het per vak loopt, lees je bij aanvragen en uitzoekwerk bij eventbureaus en bij het werk rond de plaatsing bij detacheringsbureaus.

Vastleggen: elke aanvraag op één plek, met een eigenaar

Vastleggen is de aanvraag uit de mail, het formulier of de telefoonnotitie op één lijst zetten, met erbij wie hem oppakt en wanneer er gereageerd is.

Hier zit ook het met de hand invoeren: naam, datum, aantal, wens. Wie zijn verkoopadministratie automatiseren wil, begint daar. Komen er veel aanvragen tegelijk binnen, dan zie je op die lijst welke het langst wacht.

Wat een mens hier doet: de lijst één keer per dag nalopen. Klopt wat er staat, en heeft elke aanvraag een naam erachter?

Voorbereiden: wat je eerder deed voor zo'n aanvraag

Voorbereiden is klaarzetten wat op de nieuwe aanvraag lijkt, en wat het toen kostte. Dat scheelt het zoeken in oude mappen en mails.

Het systeem verzint niets. Het laat zien wat er eerder is gedaan en wat het kostte. Wat je ermee doet, bepaal jij.

Opvolgen: bijhouden wat nog openstaat

Opvolgen is bijhouden wie nog geen antwoord kreeg, en wie zelf nog niet reageerde. Het systeem legt dat op het goede moment bij een mens neer, zodat jij weet wie je moet bellen. Het belt zelf niet.

Een antwoord op een aanvraag is geen reclamereeks. Voor reclame per mail gelden regels over toestemming en afmelden (Autoriteit Consument en Markt, z.d.). Die pagina is geschreven voor verkoop aan consumenten. Waar voor jou de grens ligt, leg je voor aan je jurist. Hoe je een offerte daarna opvolgt, lees je in zo volg je een offerte op.

Wat blijft er van een mens in je salesproces?

Het gesprek en de prijs. Daar beslist de klant of hij met je in zee gaat, en daar beslis jij wat het werk waard is.

Technisch kan er meer. Een systeem kan een prijs voorstellen en daarna een mail versturen. Daardoor gaat er soms een aanbod de deur uit dat niemand heeft gezien. Dat is de reden dat een offerte bij ons pas weggaat als iemand hem heeft nagekeken.

Vraagt een eigenaar wat het systeem dan wel doet, dan is dit ons antwoord:

Het systeem bereidt de aanvraag voor en houdt bij wat openstaat. Het gesprek voer jij, en de prijs bepaal jij.

Wordt het contact daardoor minder persoonlijk? Nee. Het uitzoekwerk verdwijnt, het gesprek niet.

Hoe wij het aanpakken

In vijf stappen. Bij elke stap staat wie hem doet.

1. Samenbrengen wat er al ligt: oude offertes, aanvragen, prijzen en de mail. Dat doen wij, met jullie.

2. Elke nieuwe aanvraag vastleggen, met een eigenaar. Dat doet het systeem, een mens loopt het na.

3. Klaarzetten wat erop lijkt en wat het toen kostte. Dat doet het systeem.

4. Het gesprek voeren en de prijs bepalen. Dat doe jij.

5. Bijhouden wat nog openstaat. Het systeem houdt bij, een mens belt.

Het kan op meer manieren. Vanuit de mailbox. Bovenop een CRM of pakket dat er al is. Of naast een lijst in Excel.

Bij Beach Events, een eventbureau, zei de eigenaar het zo: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek. Die verdeling geldt voor elk bedrijf dat op aanvraag levert. Meer staat bij hoe wij aanvragen voorbereiden en de opvolging bijhouden.

Rekenvoorbeeld: veertig aanvragen per maand

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen, geen meting. De dertig minuten nu: vastleggen, opzoeken wat je eerder deed en bijhouden wie nog antwoord moet krijgen. Het gesprek telt niet mee. De vijftien minuten straks: nakijken wat er klaarstaat. Vul je eigen getallen in, de som werkt hetzelfde.

Dat is tien uur per maand minder. Op uren alleen is dat krap. Wat het bouwen kost, staat hier niet tegenover. Die kant lees je in de hele rekening van een proces automatiseren, met bouwkosten, maandlasten en terugverdientijd.

De rest van de som zit in de aanvraag die niet meer blijft liggen. Wat dat oplevert, hebben wij niet gemeten. Reken er dus niet mee tot je het bij jezelf hebt geteld.

Wanneer je dit niet moet doen

Drie redenen staan ook op onze dienstpagina:

• Je krijgt een paar aanvragen per maand.

• Er is geen geschiedenis om uit te putten: geen oude offertes, geen vaste prijzen.

• Je huidige systeem kan het al. Gebruik dat eerst.

Soms is het systeem zelf de plek waar aanvragen liggen. Kijk dan eerst of een melding of een vaste eigenaar genoeg is.

Twee redenen zijn onze inschatting, geen meting:

• Je werk komt niet uit aanvragen, maar van een handvol vaste opdrachtgevers die je belt.

• Niemand in het bedrijf wordt eigenaar van de lijst met aanvragen.

Wat je dan wel doet: spreek af wie een aanvraag oppakt, en binnen hoeveel tijd. Houd een maand bij waar ze blijven liggen. Daarna weet je of er iets te bouwen valt. Meer over eerst meten voordat je begint te bouwen staat in een apart stuk.

Veelgestelde vragen over salesproces automatiseren

Heb ik een CRM nodig om mijn salesproces te automatiseren?

Nee, niet om te beginnen. Een CRM bewaart aanvragen, het beantwoordt ze niet. Een gedeelde lijst met een eigenaar per aanvraag is genoeg om te starten. Heb je al een CRM of een ander pakket, dan bouw je daarop verder.

Welke stappen in het salesproces lenen zich voor automatisering?

Drie stappen: vastleggen, voorbereiden en opvolgen. Vastleggen is de aanvraag op één plek zetten met een eigenaar. Voorbereiden is klaarzetten wat op de aanvraag lijkt en wat het eerder kostte. Opvolgen is bijhouden wie nog geen antwoord heeft. Het gesprek en de prijs blijven van een mens.

Verlies ik het persoonlijke contact als ik mijn salesproces automatiseer?

Nee. Het uitzoekwerk verdwijnt, het gesprek niet. Het systeem bereidt voor, jij voert het gesprek.

Wanneer loont salesproces automatiseren niet?

Als je een paar aanvragen per maand hebt, als er geen geschiedenis is om uit te putten, of als je huidige pakket het al kan. Soms is een melding of een vaste eigenaar al genoeg.

Stuur ons hoe een aanvraag bij jullie loopt

Hoe loopt een aanvraag bij jullie, van binnenkomst tot antwoord?

Stuur ons via contact hoe een aanvraag bij jullie nu loopt. Vertel hoeveel er per maand binnenkomen, waar ze binnenkomen en waar ze blijven liggen. Wij doen een gratis scan en zeggen met welke stap je begint, binnen één werkdag. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.

Wil je eerst rekenen? Lees dan wat een proces automatiseren kost, met drie processen doorgerekend. Wat wij bouwen, staat bij hoe wij aanvragen voorbereiden en de opvolging bijhouden.