De chatbot HubSpot AI kent je orders en planning niet
Een bedrijf met 30 mensen heeft zijn klantenservice in HubSpot en zet daar de chatbot HubSpot AI voor in. We nemen aan dat er 330 vragen per maand binnenkomen. Daarvan gaan er 240 over openingstijden en werkwijze, 60 over de status van een bestelling en 30 zijn lastige vragen waar iemand bij moet denken.
Hoeveel van die 330 handelt de ingebouwde chatbot zelf af? Dat hangt af van wat hij kan zien, en dat is wat in je CRM staat.
Nu beantwoordt iemand van je team elke vraag zelf
Zonder chatbot beantwoordt je klantenservice alle 330 vragen met de hand. We nemen aan dat een veelgestelde vraag 3 minuten kost, het opzoeken van een orderstatus 5 minuten en een lastige vraag 10 minuten. Bij de 240 veelgestelde vragen legt iemand daarna het gesprek vast in het CRM, we nemen aan 1 minuut per gesprek. Bij de andere vragen zit het vastleggen in de minuten van de vraag zelf.
Het werk is niet moeilijk, het is steeds hetzelfde. Komen bij jou ook veel vragen via de mail binnen, dan vind je hetzelfde patroon terug in AI voor binnendienst.
Straks beantwoordt de chatbot de veelgestelde vragen
De chatbot beantwoordt veelgestelde vragen de hele dag, met antwoorden uit de contact- en contractgeschiedenis van de klant (HubSpot, 2026). Je team houdt daardoor tijd over voor de gesprekken waar een mens bij hoort.
Wat de chatbot HubSpot AI zelf afhandelt
Een vraag naar openingstijden of werkwijze is informatie: elke klant krijgt hetzelfde antwoord. Het antwoord staat in je gegevens in je CRM, en hij geeft het ook 's nachts. Die 240 vragen kosten je team straks geen minuut meer, behalve het nakijken van een steekproef.
Wat er in je CRM terechtkomt
Elk gesprek wordt vastgelegd in je CRM, zodat je team de context heeft als het een gesprek overneemt (HubSpot, 2026). Laat een gesprek een contact of een aanvraag worden met de juiste velden, en geen lap tekst die iemand later moet uitzoeken. Dat inrichten doe je zelf. Dezelfde bron noemt ook het kwalificeren van leads en een afspraak inplannen met iemand van je team.
Wat de chatbot niet oppakt
Wil een klant liever een mens spreken, of is de vraag te lastig, dan kan de chatbot het gesprek overdragen aan een medewerker (HubSpot, 2026). Wie dan de eigenaar van het gesprek is, spreek je vooraf af: één persoon, en een tijd waarbinnen hij het oppakt. Anders blijft het gesprek tussen chatbot en medewerker hangen. Meer over die grens staat in WhatsApp chatbots of een mens.
Zo loopt een vraag van binnenkomst tot CRM
Dit is de route van één vraag, met per stap wie het doet:
De klant stelt een vraag op je site. De chatbot kijkt wat hij over de klant en je bedrijf weet (het systeem doet het).
Staat het antwoord in je CRM, dan geeft hij het. Een mens kijkt achteraf een steekproef na (het systeem doet het en een mens kijkt na).
Vraagt de klant om een handeling, zoals een wijziging, dan zet hij het gesprek klaar. Een medewerker beslist en past aan (het systeem zet een voorstel klaar).
Het gesprek komt met de juiste velden in je CRM (het systeem doet het).
Het gesprek zelf voeren met een boze of onzekere klant doet een mens zelf.
Een chatbot kan ook buiten je website werken, via WhatsApp bijvoorbeeld. Wil je een chatbot HubSpot WhatsApp inrichten, dan is de keuze van een berichtendienst een aparte stap (HubSpot, 2026). Wat WhatsApp zelf van je vraagt staat in WhatsApp Business API. Over de toestemming van de klant gaat opt in WhatsApp en de AVG.
Wat je ervoor nodig hebt
Bepaal eerst de rol van de chatbot: antwoorden geven, een lead opvangen of een gesprek doorzetten. Daarna kies je de route. Er zijn er drie: de ingebouwde chatbot, de HubSpot chatbot builder en maatwerk. In een chatbot builder teken je zelf de gesprekken uit. Het is meer werk dan de ingebouwde chatbot.
Verder heb je nodig:
een lijst met de vragen die terugkomen, met het antwoord erbij
klantgegevens in je CRM die kloppen
een naam en een toon die bij je bedrijf passen
een afspraak over persoonsgegevens: wat een derde ermee mag, leg je vast voor je begint
Welk abonnement je nodig hebt verschilt per bron. De leverancier noemt Starter, Professional en Enterprise (HubSpot, 2026). Een partner noemt Service Hub Professional en Enterprise (Webiteers, 2026). Kijk dus in je eigen account.
Het rekenvoorbeeld: 26 uur nu, 11 uur straks
Voor het bedrijf met 30 mensen. De aantallen en minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in.
Handeling | Per maand | Nu, min per stuk | Straks, min per stuk |
|---|---|---|---|
Veelgestelde vragen beantwoorden | 240 | 3 | 0 |
Chatbotgesprekken nakijken | 240 | 0 | 1 |
Orderstatus opzoeken en doorgeven | 60 | 5 | 5 |
Lastige vragen zelf afhandelen | 30 | 10 | 10 |
Gesprek vastleggen in het CRM | 240 | 1 | 0 |
We nemen aan dat je 1 op de 4 chatbotgesprekken nakijkt, 1 minuut per gesprek: 240 × 1/4 × 1 is 60 minuten. Nu kost het werk 720 + 300 + 300 + 240 is 1.560 minuten. Straks zijn het 60 + 300 + 300 is 660 minuten.
Nu is het 26 uur per maand, straks 11 uur.
De 60 vragen naar de status van een bestelling blijven bij een mens, want we nemen aan dat die in je orderadministratie staat en niet in HubSpot. Koppel je die administratie aan de chatbot, dan beantwoordt hij ze zelf. Dan kijk je 1 op de 4 van de 300 chatbotgesprekken na, 75 minuten, en blijven 300 minuten lastige vragen over: 375 minuten.
Met een koppeling met je orderadministratie blijft er ruim 6 uur over.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat de chatbot niet doet
Een chatbot die alles zelf zou afhandelen bestaat niet: er blijft altijd nakijkwerk voor een mens. Vragen naar de status van een bestelling blijven bij een mens zolang de chatbot je gegevens buiten HubSpot niet ziet. Een wijziging blijft altijd bij een mens, ook met een koppeling. Een vraag naar openingstijden is informatie, een vraag naar een wijziging vraagt dat iemand iets doet. Dat verschil bepaalt of de ingebouwde chatbot genoeg is.
Wanneer loont dit niet? Je krijgt een handvol berichten per dag, of elk bericht vraagt een persoonlijk antwoord. Of je wilt de chatbot ook zelf berichten laten sturen, via WhatsApp bijvoorbeeld, terwijl je niet hebt vastgelegd wat klanten van je mogen ontvangen: regel dan eerst de toestemming. Dat zeggen we in de scan, ook als het betekent dat je ons niet nodig hebt. Past je bedrijf daarin, dan valt er voor een chatbot weinig over te nemen. Wil je weten hoe wij berichten aanpakken, kijk dan bij automatiseren van berichten.
Vier vragen om de route te kiezen
Leg deze vragen langs je eigen vragen van de afgelopen maand:
Staat het antwoord op de vragen van je klanten in je CRM, of ergens anders?
Moet de chatbot alleen iets vertellen, of ook iets doen?
Wie is de eigenaar van het gesprek na de overdracht?
Hoe stuur je bij als een antwoord niet klopt?
Staat het antwoord in je CRM en hoeft de chatbot niets te doen, dan is de ingebouwde chatbot genoeg. Wil je meer sturing over de gesprekken, kijk dan naar de HubSpot chatbot builder. Staat het antwoord buiten HubSpot, dan wordt een chatbot koppelen aan HubSpot de klus. Hoe zo'n koppeling in elkaar zit, lees je in API koppelingen. Zit er meer maatwerk in, dan helpt maatwerk software of standaard pakket je kiezen.
Begin bij de vragen waar je team de langste tijd aan kwijt is. Meet daar eerst een maand wat het kost, laat de chatbot daarna een tijd naast je team meelopen en zet het bijsturen op echte gesprekken in je agenda.
De volgende stap is tellen wat je klanten vragen
Tel een week lang welke vragen binnenkomen en welke een handeling vragen. Dan weet je of de ingebouwde chatbot genoeg is of dat je een koppeling met je eigen gegevens nodig hebt.
Wil je weten of de ingebouwde chatbot genoeg is voor jouw vragen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons de tien vragen die je klanten het meest stellen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over de chatbot van HubSpot
Kan de chatbot van HubSpot vragen beantwoorden met gegevens uit mijn CRM?
Ja, de leverancier schrijft dat de chatbot antwoorden haalt uit contact- en contractgeschiedenis (HubSpot, 2026). Wat niet in je CRM staat, kent hij niet.
Welk abonnement heb ik nodig voor de chatbot?
Kijk in je eigen account, want de bronnen noemen verschillende edities: Starter, Professional en Enterprise bij de leverancier, Service Hub Professional en Enterprise bij een partner.
Wat als mijn klanten vragen hebben over hun order of planning?
Een koppeling met je eigen gegevens is nodig als je orders en planning niet in HubSpot staan. Zonder koppeling draagt de chatbot zulke vragen over aan een medewerker.
