Werkinstructies digitaliseren: de map waar iedereen in zoekt
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 60 mensen wil werkinstructies digitaliseren, want ze staan als pdf in de map van elk team. We nemen aan dat je mensen samen 400 keer per maand een instructie nodig hebben en dat het opzoeken 5 minuten kost. Dat is 2.000 minuten, ruim 33 uur per maand, alleen aan zoeken.
Weet jij hoeveel keer bij jou in een week iemand een instructie zoekt of een collega erbij haalt?
Een pdf in een map is niet gedigitaliseerd
Een werkinstructie legt één taak uit in stappen. Een procedure regelt wie wat doet rond een proces, en een handleiding gaat over een product. Het zijn dus drie dingen, ook al liggen ze in dezelfde map.
Het gaat mis bij hoe je ze bewaart. Een pdf in een map is papier op een scherm: niemand weet welke versie de laatste is, dus een collega vraagt het liever aan de buurman. Verouderde instructies blijven liggen, want wie een fout ziet, weet niet wie hem mag herstellen. Ondertussen zit de echte werkwijze in het hoofd van één ervaren collega. Gaat hij weg, dan is die kennis weg, en wat dat betekent lees je bij kennis borgen als je calculator met pensioen gaat.
Straks ligt de instructie bij de taak
Neem een gewone werkdag, maar met de instructie op de plek van het werk. Een medewerker scant een QR-code op de machine of opent de taak op een tablet, en ziet de stappen voor precies deze taak. Onderaan staat wie de eigenaar is en wanneer de instructie voor het laatst is nagekeken.
Een nieuwe collega hoeft dan niet bij elke stap te vragen, dus de inwerktijd wordt korter. Omdat de stappen kloppen, maak je ook minder fouten. Spreekt een collega liever een andere taal, dan zet je er een vertaling bij, zodat de instructie meertalig wordt. Met foto's blijft hij ook zonder tekst te volgen. Dit is niet alleen voor de werkvloer. Voor kantoorwerk als een offerte, een factuurrun of intake en onboarding werkt het net zo.
Werkinstructies digitaliseren in vijf stappen
Per stap staat hieronder hoe het nu gaat, wat je kunt automatiseren, wat je nodig hebt en wat van jou blijft. Twee stappen blijven mensenwerk, en dat zeggen we erbij.
Stap 1. Werkinstructies digitaliseren begint met inventariseren
Zo gaat het nu. Niemand weet precies welke instructies er zijn, wie ze schreef en welke nog kloppen.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want alleen een collega weet wat er in zijn hoofd zit. Je maakt per taak een lijst van wat er is, en je laat de ervaren collega zijn kennis vastleggen.
Dit heb je nodig. Een lijst van de taken die een team doet, en een uur met de ervaren collega per taak.
Dit blijft van jou. Kiezen welke taak eerst komt. Begin met één taak per team. Pak je er vier tegelijk aan, dan blijft elk van de vier half liggen.
Stap 2. Eén format per soort instructie
Zo gaat het nu. Elke instructie ziet er anders uit: de ene is een pagina tekst, de andere een foto met pijltjes in een mail.
Zo automatiseer je het. Maak een sjabloon met genummerde stappen, een foto of video per stap en een veld voor de eigenaar. Het systeem zet nieuwe instructies in dat sjabloon. Een kennisbank is alleen de plek om ze te bewaren, geen vervanging van de stappen zelf.
Dit heb je nodig. Het sjabloon en een telefoon om foto's te maken.
Dit blijft van jou. Bepalen wat een foto of video nodig heeft en wat in één zin kan.
Stap 3. Laat je mensen meeschrijven
Zo gaat het nu. De instructie is geschreven door iemand die de taak zelf niet meer doet.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want alleen wie de taak doet weet waar het misgaat. Laat je mensen meeschrijven: de uitvoerder maakt het concept en een ervaren collega leest mee.
Dit heb je nodig. Tijd in de week om te schrijven, en één afspraak over hoe een instructie eruitziet.
Dit blijft van jou. Beslissen wat de juiste werkwijze is als twee collega's het anders doen.
Stap 4. Zet de instructie bij de taak
Zo gaat het nu. De instructie staat in een map op een server, een stuk lopen van de machine of het bureau.
Zo automatiseer je het. Koppel elke instructie aan de plek: een QR-code op de machine, een link in de order of in de taak zelf. Staat er in een instructie een stap die elke keer hetzelfde is, zoals gegevens invullen of een bevestiging sturen, dan kan die stap straks vanzelf gaan. Zo haal je terugkerende taken uit de instructie en geef je ze aan het systeem. Hoe dat voor het kantoorwerk werkt, staat bij backoffice automatiseren.
Dit heb je nodig. Een QR-code per plek, en een telefoon of tablet bij de werkplek.
Dit blijft van jou. Bepalen welke stap echt vanzelf mag gaan, en nakijken of het goed gaat.
Stap 5. Geef elke instructie een eigenaar en een reviewmoment
Zo gaat het nu. Niemand is eigenaar, dus niemand past de instructie aan.
Zo automatiseer je het. Zet de eigenaar en het reviewmoment in de instructie zelf. Het systeem geeft een seintje als het moment komt en telt hoeveel keer elke instructie is geopend, zodat je ziet of een instructie gebruikt wordt. Vragen die collega's toch nog stellen, gaan als feedback naar de eigenaar. Terugvinden gaat op taak, niet op mapnaam. Bij documentbeheer krijgt een document de juiste naam en plek, en dubbele versies worden herkend en aan jou voorgelegd.
Dit heb je nodig. Eén plek, één naam per instructie en een eigenaar met zijn naam erin.
Dit blijft van jou. De eigenaar beslist of een wijziging klopt en wanneer een instructie weg mag. Er wordt niets weggegooid zonder zijn woord.
Dit heb je nodig om te beginnen
Je hebt minder nodig dan je denkt, maar niet niets:
Eén plek waar alle instructies komen, met een vaste naam per instructie.
Een eigenaar per instructie.
Een telefoon of tablet bij de plekken waar gewerkt wordt.
Wat ontbreekt is geen programma maar tijd. De ervaren collega die zijn kennis vertelt, heeft ook zijn gewone werk. Plan die tijd, anders blijft de lijst van stap 1 leeg.
Dit bedrijf verliest 62 uur per maand, straks 19
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf met 60 mensen uit de opening. Alle aantallen en minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in. We nemen aan dat de instructie straks in 1 minuut te vinden is. We nemen ook aan dat 1 op de 4 vragen aan een collega blijft, omdat de instructie niet alles dekt, en dat er 1 nieuwe medewerker per maand komt.
Handeling | Aantal per maand | Nu (minuten per keer) | Straks (minuten per keer) |
|---|---|---|---|
Een instructie opzoeken | 400 | 5 | 1 |
Een collega vragen hoe het zit | 120, straks 30 | 8 | 8 |
Een verouderde instructie bijwerken | 20 | 30 | 10 |
Een instructie laten nalezen op het reviewmoment | 20 | 0 | 10 |
Een nieuwe medewerker inwerken | 1 | 160 | 100 |
Opzoeken is 400 keer 5 minuten, dus 2.000 minuten nu, en straks 400 keer 1 minuut is 400 minuten. Een collega vragen blijft 8 minuten per keer, maar straks gebeurt het bij 1 op de 4 vragen: 30 keer, samen 240 minuten in plaats van 960. Bijwerken kost nu 30 minuten omdat je eerst moet zoeken wie de laatste versie heeft, straks 10 minuten omdat de eigenaar één plek aanpast. Het reviewmoment is nieuw werk: nu gebeurt het niet, straks kost het 10 minuten per instructie. Inwerken is de tijd van de collega die het uitlegt, nu 160 minuten per nieuwe medewerker en straks 100.
Nu is het samen 3.720 minuten, 62 uur per maand. Straks is het 1.140 minuten, 19 uur per maand.
Je houdt dus 43 uur per maand over, ook met de tijd die het reviewmoment kost.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat digitaliseren niet voor je doet
Het neemt het nakijken niet over. Wie belooft dat het allemaal vanzelf gaat, vertelt je iets onwaars, want de eigenaar houdt altijd nakijkwerk.
Ook niet digitaliseren: een instructie voor iets dat je één keer per jaar doet, of voor een taak die nog niemand kan uitleggen. Zet die op de lijst van stap 1 en laat ze liggen.
Digitaliseren loopt vast als er nog geen afspraak is over wie wat bewaart en onder welke naam. Maak die afspraak eerst. Heb je weinig instructies en vindt iedereen alles zonder moeite? Laat het dan zo.
Vier vragen voor je een systeem of aanbieder kiest
Leg elk systeem langs dezelfde vragen:
Vind je een instructie op taak, in plaats van op mapnaam?
Staan de eigenaar en de laatste wijziging in de instructie zelf?
Zie je welke instructies gebruikt worden en welke niemand opent?
Wat gebeurt er met je instructies als je afscheid neemt van de aanbieder?
Blijft het antwoord op die laatste vraag vaag, dan zit je straks vast aan die ene aanbieder. Hoe je dat bij een bouwer van maatwerk toetst, lees je bij maatwerk software.
Begin met één team en één taak
Kies de taak waar je mensen steeds naar vragen, en laat de rest nog even liggen. Waar je daarna in je bedrijf verder begint, lees je bij procesautomatisering.
Wil je weten welke van je instructies je het eerst digitaliseert? Vraag de gratis scan aan: stuur ons de lijst van de taken waar je mensen steeds naar vragen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over werkinstructies
Wat is een werkinstructie?
Een werkinstructie legt één taak uit in stappen die iemand direct kan uitvoeren. Een procedure regelt de afspraken en verantwoordelijkheden rond een proces, en een handleiding gaat breder over een product.
Hoe maak je een werkinstructie?
Beschrijf één taak in genummerde stappen, zet bij elke stap een foto of beeld en laat een ervaren collega meelezen. Geef de instructie daarna een eigenaar.
Kun je een voorbeeld geven van een werkinstructie?
Een offerte klaarzetten in vijf stappen is een werkinstructie, met per stap een schermafbeelding en de naam van wie het nakijkt. Stap 1 is dan de aanvraag lezen en stap 5 het versturen.
Wat zijn 3 voorbeelden van digitalisering?
Instructies bij de taak in plaats van in een pdf-map, een checklist die je op een scherm afvinkt en een formulier dat zelf in het systeem komt zijn drie voorbeelden.
