Matching software: eerst de eisen, dan de voorkeuren
Neem een bedrijf met 60 mensen dat op projecten werkt en matching software wil inzetten. We nemen aan dat er 24 aanvragen per week binnenkomen en dat de planner er per aanvraag 35 minuten aan kwijt is. Dat is 14 uur per week aan uitzoeken wie erbij past. Hoeveel van die uren gaan naar het afstrepen van eisen, en hoeveel naar het afwegen van voorkeuren?
De planner loopt elke keer het hele bestand langs
Er komt een aanvraag binnen voor een project van drie weken. De planner zoekt eerst wie het juiste diploma heeft, wie in die weken kan en wie niet te ver weg woont. Daarna wil ze weten wie graag bij deze klant werkt en wie al op zo'n project stond. Dat gaat allemaal door één hoofd, en dat hoofd belt daarna het rijtje af. Meldt zij zich ziek, dan ligt de planning stil. Wat een planning app daar wel en niet aan doet, staat in planning apps.
Een harde eis is een filter, een zachte voorkeur is een gewicht
Het hele verschil past in één zin: een eis sluit uit, een voorkeur telt mee. Wie die twee door elkaar haalt, krijgt een lijst die te lang is of leeg.
Wat matching software met een filter doet
Een harde eis, ook wel minimumeis, is iets waar het niet zonder kan. Het diploma, de vaste dagen waarop iemand kan, een grens aan de reisafstand. Het filter loopt het bestand langs en haalt iedereen weg die niet klopt, nog voor er iets wordt afgewogen. Wat overblijft, mag de lijst in.
Hoe een gewicht werkt
Een zachte voorkeur sluit niemand uit. Elke voorkeur krijgt een gewicht: veel, gemiddeld of weinig. Elke kandidaat krijgt daarvoor punten, en samen geven die punten één score. De hoogste score staat bovenaan. Een eerste voorkeur van de klant krijgt een zwaarder gewicht dan een tweede. Ook de kandidaat heeft voorkeuren, dus een goede lijst kiest van twee kanten.
De toets in drie vragen
Soms weet je niet of iets een eis of een voorkeur is. Stel dan deze drie vragen:
Sluit dit iemand echt uit?
Is het wettelijk of praktisch verplicht?
Kan de plaats zonder?
Is het antwoord ja, ja en nee, dan is het een eis. Versoepel je een eis elke keer weer, dan was het een voorkeur. Zet hem dan bij de gewichten, anders blijft er telkens te weinig over.
Een voorbeeld uit de kinderopvang
In de kinderopvang is het diploma een eis, en de beschikbaarheid op de vaste dagen ook. De locatie en de leeftijd van de groep zijn voorkeuren: de ene leidster werkt liefst dicht bij huis, de andere liefst met baby's. Een leidster die er net niet in past, valt dus niet af. Ze staat alleen lager. Zo kan een planner bij een ziekmelding snel kiezen, en last-minute aanvragen laat zien hoe dat in de praktijk loopt.
Zo staat er straks een korte lijst klaar
Bij een aanvraag haalt het systeem eerst iedereen weg die niet aan de eisen voldoet. Wie overblijft, krijgt een score. De lijst blijft kort en bij elke naam staat waarom hij of zij daar staat. Daarna leest de planner de lijst na, kiest en stuurt één bericht. Het zoekwerk tot aan die lijst is wat planning en matching voor je doet.
Daar heb je wel gegevens voor nodig. Leg functie, diploma en regio vast in een keuzelijst in plaats van vrije tekst, anders telt "Utrecht" en "Utrecht e.o." als twee plaatsen. Een systeem kan uit een tekst ook zachte eigenschappen halen, zoals "werkt graag met jonge kinderen", maar een mens leest dat na. En omdat het filter het zware werk doet, groeit de tijd van de planner nauwelijks mee met de grootte van het bestand: ze leest alleen de korte lijst.
Wat scheelt het de planner per week
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf uit de opening. We nemen aan dat het 24 aanvragen per week zijn en dat de minuten per handeling een schatting zijn, geen meting. Vul gerust je eigen getallen in.
Handeling | Nu (minuten per aanvraag) | Straks (minuten per aanvraag) |
|---|---|---|
De eisen nalopen | 10 | 0 |
De voorkeuren afwegen | 8 | 0 |
De korte lijst nakijken | 0 | 5 |
Bellen of een bericht sturen | 12 | 2 |
Kiezen wie het wordt | 5 | 5 |
Samen | 35 | 12 |
24 aanvragen van 35 minuten is 840 minuten: 14 uur per week. Straks zijn het 24 aanvragen van 12 minuten, samen 288 minuten: 4,8 uur per week. Dat scheelt 552 minuten, 9,2 uur per week.
Het filter en het gewicht kosten de planner geen minuut meer, want die doet het systeem. Het nakijken is er nu niet, omdat de afweging nu in het hoofd van de planner zit. Straks staat die afweging op papier, en dat lezen kost 5 minuten per aanvraag. In plaats van het rijtje af te bellen stuurt ze één bericht naar wie ze kiest, en dat kost 2 minuten. Het kiezen blijft even lang, want dat blijft haar werk.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Waarom past deze kandidaat: de uitleg bij elk voorstel
Een score zonder uitleg is niets waard. Een planner die niet ziet waarom iemand bovenaan staat, kijkt zelf nog eens het hele bestand door. Bij elk voorstel hoort dus een antwoord op de vraag waarom past deze kandidaat, in twee zinnen die de planner aan de klant kan voorlezen. Daarin staat wat klopt, wat net niet klopt en wat het zwaarst woog.
Een voorbeeld: "Heeft het diploma, kan op alle gevraagde dagen en werkt graag bij deze klant. Woont wat verder weg dan gewenst, maar binnen de grens, en haar voorkeur voor deze klant woog het zwaarst." De planner ziet meteen of ze het ermee eens is. Het laatste woord blijft bij haar.
Wat matching software niet beslist
Een systeem dat belooft dat het altijd goed zit, klopt niet. Er blijft nakijkwerk, en dat is ook de bedoeling. Blijft er niets over na het filter, dan forceer je de uitkomst niet. Je kijkt de lijst met eisen opnieuw na: zijn het wel allemaal eisen? Soms is een kandidaat die net niet aan één eis voldoet goed genoeg voor een gesprek als volgende stap.
Ken je iedereen persoonlijk en plan je een handvol mensen, dan heb je dit niet nodig. Staat beschikbaarheid nergens vast, leg dat dan eerst vast. Dat zeggen we in de scan ook, al betekent het dat je ons niet nodig hebt.
Ook als het filter werkt, blijft de planner nodig voor wat in geen lijst staat. Ze weet dat twee collega's niet samen op één project willen, of dat een klant na het vorige gesprek om een ander gezicht vroeg. Dat voeg je niet toe aan het gewicht, dat zegt ze zelf. Een systeem dat de planner buitenspel zet, schuift het probleem alleen op naar de klant die de verkeerde persoon op de stoep krijgt.
Candidate matching software voor een bemiddelingsbureau of uitzendbureau
Heb je een bemiddelingsbureau of een uitzendbureau, dan koppelt candidate matching software een kandidaat aan een opdracht, op dezelfde twee lagen: eerst de eisen, dan de voorkeuren. Of je het nu matching software bemiddelingsbureau noemt of matching software uitzendbureau, het werkt op dezelfde manier: het systeem stelt voor, de consulent beslist. Meer over de volgende stap in het werk staat in kandidaat en opdracht koppelen.
Toets een aanbieder met drie vragen:
Kan ik eisen en voorkeuren apart instellen?
Zie ik bij elk voorstel wat klopt en wat net niet klopt?
Kan mijn planner het voorstel nog aanpassen?
Is het antwoord op een van de drie nee, kies dan iets anders. Hoe je de gegevens van de kandidaat bij de intake vastlegt, lees je in intake automatiseren.
Begin met je lijst met eisen
Schrijf deze week op wat jouw planner bij elke aanvraag eerst nakijkt, en pas de toets in drie vragen toe. Wat overblijft als eis is je filter. De rest is je gewicht.
Wil je weten of dit voor jouw planning loont? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je lijst met eisen en voorkeuren, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over matching software
Wat is het verschil tussen een harde eis en een zachte voorkeur?
Een harde eis sluit iemand uit als hij niet klopt, een zachte voorkeur zet iemand hoger of lager in de lijst. Het diploma is een eis, de wens om dicht bij huis te werken is een voorkeur.
Hoe kies je het gewicht van een voorkeur?
Begin met een grove rangorde: veel, gemiddeld of weinig. Pas het aan als je planner steeds een andere kandidaat kiest dan het voorstel.
Hoe leg je uit waarom een kandidaat bovenaan staat?
Laat bij elk voorstel zien wat klopt, wat net niet klopt en welke voorkeur het zwaarst woog. Zo kan de planner er in twee zinnen een verhaal van maken.
