Opt in WhatsApp en de AVG: wat mag een bureau automatisch sturen?

Een bureau met 25 mensen wil kandidaten en klanten een herinnering appen, en dat is zo gedaan. Maar bij opt in WhatsApp telt eerst of iemand ja zei. Een eigen bericht aan iemand die niets heeft toegezegd, mag niet zomaar. Ook als iemand jou eerst zelf een bericht stuurt, is dat niet meteen een opt in voor jouw bedrijf (cm.com, 2026). Kun jij per nummer laten zien wanneer en waarvoor iemand ja zei?

Voor wie het geldt: ouders bij de opvang, kandidaten bij uitzenden

Een opt in is de toestemming om iemand te appen. Het bericht waarmee je erom vraagt heet een whatsapp opt in message. Vraag je het vanuit het zakelijke account van je bureau, dan is het een opt in WhatsApp Business. Wij geven hier geen juridisch advies. Wel leggen we uit hoe je het werk eromheen regelt.

Bij de kinderopvang gaat het om ouders, en om gegevens van hun kinderen. Bij uitzenden en detachering gaat het om kandidaten die je al kent uit de intake. Leg per groep vast wie ja zegt, waarvoor hij ja zegt en wie dat mag intrekken. Bij de intake zit je toch al met de kandidaat aan tafel, dus daar vraag je het makkelijk.

Wat je zonder toestemming mag sturen

Het automatisch sturen van een bericht begint bij toestemming. Zonder die toestemming stuur je niets wat je zelf begint. Stuurt iemand jou eerst een bericht, dan mag je antwoorden, tot 24 uur na zijn bericht. Daarna is er toestemming nodig (cm.com, 2026).

Zegt iemand al ja op een ander kanaal, dan hoef je volgens dezelfde bron voor WhatsApp geen tweede opt in te halen.

Leg wel per soort bericht vast waarvoor iemand ja zei. Een herinnering aan een afspraak die iemand zelf maakte, is iets anders dan een nieuwsbrief of een aanbod. Een ja voor het eerste is geen ja voor het tweede.

Zo vraag je toestemming

Je vraagt het één keer, duidelijk, en op de plek waar de persoon toch al iets met je regelt.

Zo ziet een goed opt in WhatsApp-verzoek eruit

Wie het leest, moet twee dingen weten: van wie het bericht komt en welke berichten hij krijgt. Zet dus de naam van je bedrijf erin en zeg welke berichten: afspraakherinneringen, roosterwijzigingen, een uitnodiging voor een kennismaking. Een kandidaat die ja zegt op "updates" weet niet waarop hij ja zegt.

Waar je het vraagt

Op de website of in een formulier werkt een vinkje, dat je niet alvast aanzet. Bij de inschrijving kun je ook naar het voorkeurskanaal vragen. Een sms of e-mail met een link kan, net als het einde van het gesprek met een kandidaat of een ouder. Op papier of aan de balie werkt het ook: bij een inschrijfformulier voor de opvang of een intake laat je de persoon ondertekenen, en je zet het nummer daarna in je systeem.

Wat je kiest, maakt minder uit dan dat je het overal hetzelfde vastlegt. Een ouder die op papier tekent en een kandidaat die een vinkje zet, moeten allebei op dezelfde plek in je systeem terechtkomen. Anders heb je straks twee soorten ja, en weet niemand meer welke telt. Spreek dus af wie de papieren formulieren invoert en binnen hoeveel dagen dat gebeurt, zodat er geen stapel in een la blijft liggen.

Toestemming bewaren: wat je per persoon vastlegt

Toestemming die je niet kunt laten zien, telt in de praktijk niet. Het gaat om bewijs, en bewijs begint met vastleggen. Per nummer bewaar je drie dingen: wanneer iemand ja zei, waarvoor, en op welke manier (formulier, mail, papier of in het gesprek).

Doe je dat in een Excel-bestand, dan werkt het tot de eerste vergeten regel. Daarom hoort de toestemming in hetzelfde systeem als de persoon zelf, zodat een medewerker bij het appen meteen ziet of het mag.

WhatsApp opt out: STOP moet direct overal doorwerken

Een whatsapp opt out is niets anders dan dat iemand zegt: stuur me niets meer. Maak het afmelden zichtbaar, bijvoorbeeld met het woord STOP in je bericht. Voor marketingberichten heeft WhatsApp zelf een knop om te stoppen, voor servicemeldingen zoals een roosterwijziging regel je het afmelden zelf (cm.com, 2026). Wie niet weet hoe hij zich afmeldt, gaat je blokkeren of je account melden, en dat schaadt je account bij WhatsApp (cm.com, 2026).

Je wilt de afmelding direct doorvoeren, in alle systemen tegelijk. Dat is waar het misgaat, want een afmelding komt op een willekeurig moment binnen, ook buiten kantoortijd. Iemand stuurt om 2 uur 's nachts STOP, en de volgende ochtend gaat de herinnering van de planner toch nog naar zijn nummer, omdat de lijst van de planner niet is bijgewerkt. Eén lijst bijwerken lijkt weinig. Maar zodra er drie lijsten zijn, zoals een Excel-bestand, het inschrijfsysteem en de planning, weet niemand meer welke lijst klopt.

Stuur na een afmelding een bevestiging, zodat de persoon weet dat het gelukt is. Spreek ook af wie de afmelding verwerkt en wat er gebeurt als die persoon er niet is. Houd één regel aan: niet te vaak sturen. Houd dus per persoon bij wanneer je hem het laatst appte, en stuur alleen wat hij zelf wilde ontvangen.

Een voorbeeld uit het bureau met 25 mensen. De planner appt een kandidaat over een dienst, de recruiter appt dezelfde kandidaat over een nieuwe vacature, en de administratie appt over de uren. Voor de kandidaat is dat drie keer een bureau dat hem iets stuurt. Voor jou zijn het drie mensen die elk denken dat zij de enige zijn. Spreek daarom af wie welk soort bericht stuurt, en kijk wekelijks na of niemand dubbel appt.

Waar het handwerk zit en wat vanzelf kan

Het lastige zit in het handwerk rond de regel: toestemming vastleggen bij elke nieuwe kandidaat of ouder, de lijst bijwerken, de afmelding verwerken en nakijken of het overal is aangekomen. Dat komt elke week terug, en het kost tijd omdat het steeds net niet in één systeem staat.

Een deel kan vanzelf. Een afmelding kan direct in alle systemen worden doorgevoerd, en de bevestiging kan vanzelf worden gestuurd. Bij communicatieautomatisering gaan bevestigingen en herinneringen vanzelf, via het kanaal waarop iemand zich meldde. Een mens zet de regels vooraf neer en kijkt na of de lijst klopt. Beloof jezelf geen afmelding die nooit meer werk kost: dat gaat niet. En een klacht, een zorg of een bericht dat anders is dan verwacht, hoort bij een mens.

Wanneer is dit niets voor jou? Je krijgt een handvol berichten per dag, of je hebt nog niet vastgelegd wat mensen van je mogen ontvangen. Regel eerst de toestemming. Pas daarna heeft vanzelf sturen zin.

Hoe ver ben je? Beantwoord de stellingen hieronder met ja of nee.